Wenn ich ein neues Projekt übernehme, dann nutze ich immer die gleiche Struktur, um schnellstmöglich eingearbeitet zu sein. In diesem Podcast stelle ich dir sieben Fragen vor, anhand derer du später beantworten kannst, ob du ein neues Projekt übernehmen möchtest und falls ja, deine Einarbeitung beschleunigt.
Unter Bonusmaterial (u.st.) findest du die Liste zum kostenlosen Download.
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In der heutigen Folge geht es darum, wie du dir blitzschnell einen Überblick über dein neues Projekt verschaffen kannst, um deine Einarbeitung zu beschleunigen.
Denn ich finde es immer relativ peinlich, wenn man nach 2 Wochen immer noch in jedem Meeting sagen muss: „Ich bin noch ganz neu hier. Ich will erst mal nur zuhören.“ Wie mache ich das Ganze? Ich schnappe mir ganz zu Beginn die Person mit der meisten Ahnung im Projekt und stelle ihr 7 Fragen. Diese 7 Fragen möchte ich mit dir jetzt einmal durchgehen im Detail. Dies 7 Fragen findest Du oberhalb dieses Artikels bei Bonusmaterial.
Ich finde, das macht durchaus einen Unterschied, ob wir die Projektdurchführung später mit einem kleinen Kunden von nebenan machen oder ob es sich um einen Großkonzern handelt. Bei dem Großkonzern habe ich viel mehr Abstimmungen, ich habe viel mehr Richtlinien, die ich einhalten muss, und viel mehr Formalismus. Und das Ganze bedeutet viel mehr Stress. Aber ich habe auch Vorteile. Und zwar, wenn ich es schaffe, das Projekt sauber durchzuziehen, dann habe ich auch eine größere Reputation und die wiederum steigert meinen Marktwert.
Bei dem kleinen Kunden konzentriert man sich eher auf das, was wirklich entwickelt wird. Die Vorteile bei dem kleinen Kunden sind allerdings auch ganz klar: Erstens, ich habe weniger Komplexität und damit auch weniger Risiko, dass ich scheitere. Und zweitens, ich habe wesentlich kürzere Entscheidungswege und damit auch weniger Politikspielchen. Also kann man sagen: Grundsätzlich weniger Stress.
Was für dich jetzt das Beste ist, das hängt ganz von deinen Anforderungen ab. Möchtest du mehr Reputation haben, dann bist du wahrscheinlich bei einem Großkunden besser aufgehoben. Möchtest du weniger Stress, weniger Politik und kürzere Entscheidungswege, dann mache eher ein Projekt mit einem kleineren Kunden.
Die 2. Frage: Was sind die Projektziele und welche Freigaben benötige ich?
Jedes Projekt benötigt ja Ziele, ansonsten wäre es per Definition kein Projekt, sondern irgendeine Art von Linientätigkeit. Ohne Ziele würde ich nicht wissen als Projektleiter oder als Product Owner: Wann bin ich überhaupt fertig? Wann bin ich erfolgreich gewesen? Und wann bekomme ich meinen Bonus, weil ich erfolgreich war? Das Problem ist, dass viele Projekte die Ziele nicht sauber und smart definiert haben. Wenn das bei dir auch der Fall sein sollte, dann kannst du das auch als Chance nutzen. Und zwar würde ich dann so vorgehen: Ich würde die Ziele selbst definieren und damit dann zum Auftraggeber gehen, diese ihm präsentieren und dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder sagt er: „Ja, ich sehe das genauso wie du. Das ist das, was im Projekt erreicht werden muss.“ Lasse dir das kurz quittieren. Damit hast du deine Projektziele. Oder Möglichkeit B: Er sagt: „Nein, das sehe ich komplett anders.“ Dann bitte ihn auch in der Situation, die Ziele selbst zu definieren. Und damit hast du auch deine Projektziele. Speziell zu diesem Thema Projektzieldefinition, finde ich, hat Peter Drucker somit das beste Format, was sich auch etabliert hat. Das heißt, Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar – das A steht für „achievable“ – realistisch und terminiert sein. Ich werde dazu mal einen Podcast in Zukunft machen, wo ich das Thema Zieldefinition mit Template zum Download anbiete.
Die 3. Frage: Kannst du mir meine Rolle im Projekt mal beschreiben?
Das heißt, nicht nur nennen: Was bin ich? Projektleiter oder Product Owner? Nein, sondern beschreiben. Warum das Ganze? Für viele Menschen sind die Differenzierungen der einzelnen Rollen überhaupt nicht klar. Das sieht man ganz oft bei Stellenausschreibungen wie Freelance oder Monster. Dort wird zum Beispiel ein Scrum-Master gesucht, aber die Tätigkeiten davon sind ganz klar von einem Projektleiter oder sogar von einem Entwickler oder einem Koordinator ohne Entscheidungsbefugnis. Deswegen einmal nachfragen: „Was sind die Aufgaben? Beschreibe mir mal, was ich zu tun habe.“ Und in dem Zusammenhang würde ich auch durchaus mal die Frage stellen: „Gibt es eigentlich einen Vorgänger? Und wenn ja, was ist mit dem passiert?“ Es macht ja durchaus einen Unterschied, ob der jetzt zum Beispiel befördert wurde, was mir auch gefallen würde, oder ob der an einem Herzinfarkt gestorben ist, was mir nicht so sehr gefallen würde.
Die 4. Frage: Was ist der Scope? Das heißt, was muss inhaltlich umgesetzt werden, um die Ziele zu erfüllen?
Das kann sein, dass du eine Plattform bauen musst, dass dazu verschiedene Clients gehören wie Android, iOS, irgendwas Proprietäres. Es kann sogar auch sein, dass du Prozesse ändern musst. Dann kommt das Thema Change Management noch dazu.
Die 5. Frage: Thema Zeit und Geld. Das heißt, bis wann müssen die Ziele umgesetzt werden und wie viel Budget habe ich dazu zur Verfügung?
Ich glaube, die Frage ist selbsterklärend. Hier nur ein Hinweis. Achte darauf: Ein Projekt ohne Endtermin ist per Definition kein Projekt. Das ist wieder irgendeine Art von Linientätigkeit. Bei dem Thema Budget ist das anders. Wenn man kein Geld hat, ist das völlig OK, dann kann das durchaus ein Projekt sein. Man muss dann nur wissen, dass man ausschließlich auf die internen Ressourcen zurückgreifen muss.
6. Frage: Wie muss ich arbeiten? Was ist das Vorgehensmodell, was eingesetzt wird? Ist das agil? Geschieht die Arbeit im Wasserfallmodell? Oder vielleicht sogar beides?
Haben wir es mit einem hybriden Projekt zu tun? Das bedeutet, intern wird agil gearbeitet, aber aus Kundensicht ist es ein Wasserfallprojekt mit einer Spezifikation.
7. und letzte Frage: Welche wichtigen Stakeholder existieren?
Kurzes Recap: Ein Stakeholder ist jemand, der grundsätzlich Interesse am Projektverlauf hat oder am Ergebnis. Und diese Frage ist wirklich mega wichtig. Hier sollte man wirklich fleißig mitschreiben. Wie mache ich das Ganze praktisch? Ich frage gezielt: “An wen muss ich etwas liefern? Und wer soll mir etwas zuliefern?“ Und dann bekomme ich eine Liste mit Vorname, Nachname und Rolle im Projekt. Und genau diese Personen sind meine nächsten Anlaufquellen. Da kann ich hingehen, wenn ich weitere Fragen zum Projekt habe.
OK, kurze Zusammenfassung. Wobei hilft mir diese Struktur mit den 7 Fragen? In 2 Punkten. Der erste Punkt ist: Ich kann beurteilen, ob ich ein Projekt annehmen möchte oder ob ich dieses dankend ablehne, weil ich denke: „Nein, ist mir zu heiß. Kriegen wir so nicht hin.“ Zweiter Punkt: Wenn ich mich dafür entschieden habe, das Projekt anzunehmen, dann bin ich schneller eingearbeitet. Ich habe die richtigen Fragen gestellt, ich habe ein 360°-Bild erhalten und vor allem mit der 7. Frage weiß ich: Wer sind meine nächsten Kontaktpunkte, wo ich Detailfragen stellen kann?
